企業年會策劃需要考慮哪些因素【下】

　四、確定方案環節

　　首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當中。主會場、舞臺及背景搭建、節目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會后旅游這七項是在這一環節最須留意的地方。接下來就是重要的確認實施細節了。首先，要創建一個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內容要包括以下幾個方面：

　　1、 邀請的貴賓及確認其成行;
　　2、 舞臺設計、場地搭建、燈光音響布置的完成;
　　3、 文書工作、會議資料的準備;
　　4、 房間分配表;
　　5、 用餐(餐標、菜單、主桌、臺卡);
　　6、 交通安排;
　　7、 各項工作的負責人及聯絡方式;
　　8、 支付各項定金的時間表;
　　9、 表演者的邀請及確認;
　　10、 禮品、胸花、指示牌、胸卡;
　　11、 會務照片及錄像資料的制作和贈送。

　　在檢查準備工作的時候，關鍵點是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風頭就得不償失了。 在結算環節，關鍵是在活動進行過程當中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐的用餐人數、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網費 、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數等等。

　　一般而言，酒店的各項預定都有保證人數的要求，在預計人數的5-10%以內，酒店是可以靈活處理的。 總結報告的內容應該包括此次活動是否達到了預期目的，預算執行情況、對會務代理的服務評價、不足和建議。